Empresas gastam US$ 500 mil/ano corrigindo relatórios
Estudo mostra que, em média, a cada ano, as empresas ao redor do mundo gastam cerca de meio milhão de dólares (cerca de R$ 2 milhões) e aproximadamente três mil horas de trabalho corrigindo erros em relatórios de despesas.
O estudo Expense Reporting: Global Practices and Pain Points, que será lançado hoje, na GBTA Frankfurt, conduzido pela GBTA Foundation e patrocinado pela HRS, mostra que, em média, a cada ano, as empresas ao redor do mundo gastam cerca de meio milhão de dólares (cerca de R$ 2 milhões) e aproximadamente três mil horas de trabalho corrigindo erros em relatórios de despesas. O custo médio para processar um relatório de despesas para uma única noite de hotel é de US$ 58, no entanto, 19% desses relatórios contêm erros ou falta de informações que custam US$ 52 adicionais e 18 minutos para serem corrigidos (contra 20 minutos para completar o primeiro relatório).
Enquanto os custos para processar os relatórios de despesas apresentam o grande desafio para o tempo e o dinheiro das companhias, os compradores de viagens identificaram os estágios iniciais da preparação de um relatório de despesas como os mais problemáticos, incluindo a montagem do relatório (24%), a inserção dos dados (33%) e anexar recibos (37%).
Setenta por cento dos compradores de viagens atualmente processam seus relatórios de despesas internamente, usando software de terceiros. Dois em dez (19%) processam os relatórios internamente sem softwares de terceiros e 4% terceirizam o processo completamente.
Metade dos compradores de viagens nas empresas que processam os relatórios sem um software de terceiros apontam como maiores pontos de dificuldades montar o relatório de despesas (49%), inserir dados (54%) e anexar recibos (55%).
“Esse estudo buscou identificar pontos sensíveis e áreas de melhoria no processo de fazer relatórios de despesas, de modo que as empresas achem caminhos para aumentar sua eficiência economizando dinheiro, tempo e recursos”, disse Joseph Bates, vice-presidente de Pesquisas da GBTA Foundation. “Com a rápida introdução de novos produtos financeiros na indústria de viagens, as companhias deveriam avaliar suas práticas atuais e necessidades dos seus negócios para garantir que estão trabalhando tão eficientemente e de olho nos custos quanto possível”.
“As corporações estão quase sempre focadas apenas nos custos diretos, como o preço de voos, acomodações ou transporte terrestre. No entanto, ao otimizarem seus processos de reportar despesas têm acesso a um grande potencial de economia. A chave é um processo digital e automatizado, que elimina a necessidade de entrada manual de dados ou anexar recibos de papeis”, explica o CEO da HRS, Tobias Ragge.
DIFERENÇAS REGIONAIS
O relatório traz dados regionais sobre os processos de controle de despesas. Na América do Norte (86%) e na Ásia (84%) estão os maiores índices de uso de softwares específicos, enquanto os índices mais baixos estão na nossa região, a América Latina (60%). Por aqui, os profissionais preferem usar outros programas de computador para submeter seus relatórios de despesas (50% contra a média mundial de 22%).
Na Europa, 35% dos gestores usam relatórios de despesa em papel, índice liderado pela Alemanha (45%).
O mais popular método de submeter as despesas para prestação de contas é enviando recibos de papeis (63%), especialmente na Europa (81%) e América Latina (71%). A exceção é a América do Norte, onde a maioria submete recibos escaneados (84%), pos ia eletrônica (62%) ou via seus smartphones (61%).
Membros da GBTA têm acesso ao estudo no link hub.gbta.org e os demais devem enviar e-mail para pyachnes@gbtafoundation.org.
Enquanto os custos para processar os relatórios de despesas apresentam o grande desafio para o tempo e o dinheiro das companhias, os compradores de viagens identificaram os estágios iniciais da preparação de um relatório de despesas como os mais problemáticos, incluindo a montagem do relatório (24%), a inserção dos dados (33%) e anexar recibos (37%).
Setenta por cento dos compradores de viagens atualmente processam seus relatórios de despesas internamente, usando software de terceiros. Dois em dez (19%) processam os relatórios internamente sem softwares de terceiros e 4% terceirizam o processo completamente.
Metade dos compradores de viagens nas empresas que processam os relatórios sem um software de terceiros apontam como maiores pontos de dificuldades montar o relatório de despesas (49%), inserir dados (54%) e anexar recibos (55%).
“Esse estudo buscou identificar pontos sensíveis e áreas de melhoria no processo de fazer relatórios de despesas, de modo que as empresas achem caminhos para aumentar sua eficiência economizando dinheiro, tempo e recursos”, disse Joseph Bates, vice-presidente de Pesquisas da GBTA Foundation. “Com a rápida introdução de novos produtos financeiros na indústria de viagens, as companhias deveriam avaliar suas práticas atuais e necessidades dos seus negócios para garantir que estão trabalhando tão eficientemente e de olho nos custos quanto possível”.
“As corporações estão quase sempre focadas apenas nos custos diretos, como o preço de voos, acomodações ou transporte terrestre. No entanto, ao otimizarem seus processos de reportar despesas têm acesso a um grande potencial de economia. A chave é um processo digital e automatizado, que elimina a necessidade de entrada manual de dados ou anexar recibos de papeis”, explica o CEO da HRS, Tobias Ragge.
DIFERENÇAS REGIONAIS
O relatório traz dados regionais sobre os processos de controle de despesas. Na América do Norte (86%) e na Ásia (84%) estão os maiores índices de uso de softwares específicos, enquanto os índices mais baixos estão na nossa região, a América Latina (60%). Por aqui, os profissionais preferem usar outros programas de computador para submeter seus relatórios de despesas (50% contra a média mundial de 22%).
Na Europa, 35% dos gestores usam relatórios de despesa em papel, índice liderado pela Alemanha (45%).
O mais popular método de submeter as despesas para prestação de contas é enviando recibos de papeis (63%), especialmente na Europa (81%) e América Latina (71%). A exceção é a América do Norte, onde a maioria submete recibos escaneados (84%), pos ia eletrônica (62%) ou via seus smartphones (61%).
Membros da GBTA têm acesso ao estudo no link hub.gbta.org e os demais devem enviar e-mail para pyachnes@gbtafoundation.org.